Mit fünf Tipps zur erfolgreichen Telefonkonferenz

Wenn auch Sie fortan von den vielen Vorzügen einer Telefonkonferenzen profitieren wollen, sollten Sie sich vorab mit den fünf goldenen Regeln in Bezug auf das Einberufen und Leiten einer Telefonkonferenz vertraut machen. Diese helfen Ihnen den Verlauf entsprechend der Planung zu moderieren.

Vorbereitung ist alles!

1. Finden Sie einen Anbieter, der vonseiten der Gesprächsqualität, der Zusatzfunktionen und der Kosten sowie der möglichen Teilnehmerzahl Ihren Vorstellungen entspricht. Statten Sie die Konferenzräume entsprechend den Anforderungen für Telefonkonferenzen mit Hardware aus.
2. Erstellen Sie einen Ablaufplan für die anstehende Konferenz. Dazu gehört neben der Auflistung der zu behandelnden Gesprächsthemen auch ein Zeitplan. Dieser enthält auch entsprechend die Sprechzeiten der einzelnen Teilnehmer. Diesen Ablaufplan sollten Sie den jeweiligen Konferenzteilnehmern frühzeitig zukommen lassen, damit sie sich vorbereiten können. Dadurch vermeiden Sie Missverständnisse und können Fragen im Voraus klären. Ferner empfiehlt es sich, den Teilnehmern anbei eine kurze Anleitung zum Einwählen und Teilnehmen an der Telefonkonferenz zu übermitteln, um auch diesbezügliche Schwierigkeiten zu vermeiden.
3. Nun gilt es, eine möglichst ruhige Umgebung für Ihre Teilnahme an der Telefonkonferenz zu suchen, in der Sie nicht von Mitarbeitern, Telefonanrufen oder Geräuschen von außen, wie etwa Straßenlärm, Hundegebell oder lauter Musik und dergleichen mehr, gestört werden.

Der Konferenzablauf

1. Vor dem Start der eigentlichen Konferenz sollten Sie als Moderator sicherstellen, dass ausnahmslos jeder Teilnehmer anwesend und gesprächsbereit ist.
2. Sobald alle gesprächsbereit sind, stellen Sie sich nochmals offiziell als Moderator vor. Zudem können Sie nun alle Gesprächsteilnehmer namentlich nennen oder sie sich selbst vorstellen lassen. Dann empfiehlt es sich, dass Sie den von Ihnen erstellten Ablaufplan noch einmal im Detail erklären, damit er auch wirklich jedem Teilnehmer bekannt ist.

Anmerkung

Neben den zuvor genannten Regeln gelten bei Telefonkonferenzen selbstverständlich auch alle jene Regeln, die es bei herkömmlichen Meetings einzuhalten gibt. Allerdings müssen diese Regeln bei einer Telefonkonferenz schon alleine aufgrund der Tatsache, dass sich die Gesprächspartner nicht sehen können, noch rigoroser eingehalten werden.