Digital archivieren: Als Inhouse- oder Outsourcing-Lösung

Jedes Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, alle geschäftlichen Dokumente für mehrere Jahre aufzubewahren. Bei möglichen Prüfungen durch das Finanzamt muss das Unternehmen belegen können, dass die entsprechenden Steuern und Abgaben korrekt bezahlt beziehungsweise nicht bezahlt wurden. Kann eine Firma dieses nicht leisten, drohen den Geschäftsverantwortlichen empfindliche Geldstrafen.

Digitalisierung ist zeitgemäße Aktenarchivierung

Um den Anforderungen des Gesetzgebers zu entsprechen, wurde die Aktenarchivierung in der Vergangenheit in einem separaten Bereich durchgeführt. Alle Dokumente wurden in Papierform nach einem mehr oder weniger sinnvollen System im Firmenarchiv eingelagert. In nicht wenigen Fällen kümmerten sich ganze Abteilungen mit mehreren Mitarbeitern um die Aktenarchivierung im Unternehmen. Diese Situation beginnt, sich im Rahmen der Digitalisierung grundlegend zu ändern. Immer mehr Firmen beginnen damit, eine elektronische Kopie ihrer Dokumente auf firmeneigenen Servern zu archivieren. Stellte sich in der Vergangenheit eher die Frage der räumlichen Kapazitäten, so sind es bei der Digitalisierung ganz andere Fragestellungen, die im Vordergrund stehen.

Outsourcen oder nicht, das ist die Frage für viele Geschäftsverantwortliche

Um die Frage des Outsourcings der Aktenarchivierung zu klären, müssen unterschiedliche Faktoren berücksichtigt werden. An erster Stelle stehen die Kosten. Es ist davon auszugehen, dass eine Firma Kosten spart, wenn sie die Digitalisierung und Archivierung an ein externes, auf diese Tätigkeiten spezialisiertes Unternehmen vergibt. Die Archivierung kann schnell und optimal geplant vorgenommen werden, ohne dass der tägliche Arbeitsablauf in der Firma beeinträchtigt wird. Auch die Frage des Datenschutzes ist zu stellen. Gerade bei diesem Thema reagieren viele Unternehmen sehr empfindlich und entscheiden sich im Zweifelsfall dafür, die elektronischen Kopien ihrer Dokumente selbst zu verwalten. Diese Zweifel sind aber unbegründet. Professionelle Dienstleister wie Iron Mountain wissen um die Richtlinien und bieten dem jeweiligen Unternehmen speziell zugeschnittenen Lösungen, um die Richtlinien des Datenschutzes einzuhalten.

Erst sorgfältig überlegen und von Fall zu Fall entscheiden

Langfristig wird keine Firma daran vorbeikommen, seine physische Aktenarchivierung durch die elektronische Kopie zu ersetzen. Aber die Frage, ob diese Tätigkeit als Inhouse- oder Outsourcing-Lösung durchgeführt werden sollte, muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. Für mittelständische bis große Unternehmen ist es jedoch empfehlenswert, wenn diese Aufgabe an eine externe Firma abgegeben wird.