Von Vorlagen bis Tabellen: Praktische Word-Funktionen

Berlin – Word ist Fluch und Segen zugleich. Viele Arbeiten gehen mit dem Büroprogramm leicht von der Hand. Bei anderen treibt es einen in die Verzweiflung. Lange Dokumente mit Inhaltsverzeichnissen, Tabellen, personalisierte Vorlagen oder Formulare – damit umzugehen, ist nicht schwer.

Wer sich ein wenig einfuchst, kann mit Microsoft Word eine Menge machen. «Word kann wirklich viel, aber man muss wissen, wo sich die Funktionen verstecken», sagt Ratgeberautor und Office-Experte Robert Klaßen. «Wer es im Selbststudium lernen will, braucht viel Geduld.» Auch Office-Trainerin Britta Gockel sagt: «Je mehr Übung man hat, desto mehr Spaß macht es.» Ihr Tipp: Keine Angst haben und einfach mal etwas ausprobieren.

Personalisierte Vorlagen: «In meinen Seminaren erlebe ich immer wieder, dass Kleinigkeiten die Leute oft glücklich machen», sagt Britta Gockel. Etwa, dass sich die Standardvorlage mit wenigen Klicks an die individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. Dafür öffnet man ein neues Dokument und stellt die Lieblingsparameter ein: etwa Schriftart, Schriftgröße, Absatzgröße und Zeilenabstand. Diese Einstellungen kann man auch als Standard festlegen. Fertig ist die personalisierte Vorlage. Auch sehr beliebt sei die Möglichkeit, die Registerkarten und das Menüband am oberen Bildschirmrand so anzupassen, dass nur noch benötigte Funktionen angezeigt werden.

Tastaturbedienung: Für so gut wie jede Funktion gibt es eine Tastenkombination. Wer sie beherrscht, kann Word flüssiger und schneller bedienen. «Mit Word kann man theoretisch den ganzen Tag arbeiten, ohne die Maus auch nur anzufassen», sagt Robert Klaßen. In den aktuelleren Word-Versionen gebe es dafür eine gute Hilfestellung: Mit Shift und Alt kann man Miniaturen der Befehle einblenden, die sich über die entsprechenden Menüpunkte legen.

Autokorrektur anpassen: Die Rechtschreibkorrektur nervt viele Word-Nutzer. Etwa dann, wenn Word automatisch immer das erste Wort eines Satzes großschreibt oder Worte gegen den Willen verändert. Dabei lasse sich auch das mit nur vier Klicks ändern, sagt Gockel: Unter dem Menüpunkt Dokumentprüfung kann man die einzelnen Autokorrekturoptionen abschalten oder anpassen. «Man kann sogar eigene Worte ergänzen. Eine tolle Funktion, wenn man oft komplizierte Worte oder Eigennamen schreiben muss.» Dafür weist man einem bestimmten Wort ein Kürzel zu. Tippt man das Kürzel ein, wird es automatisch durch das entsprechende Wort ersetzt.

Formatvorlagen und Inhaltsverzeichnisse:Komplizierter wird es, wenn man eigene Formatvorlagen erstellen möchte. Formatvorlagen sind eine Art Text-Schablone, erklärt Britta Gockel. Diese Funktion ist wichtig für längere Dokumente wie Hausarbeiten oder Protokolle. «Allerdings ist das eher etwas für Fortgeschrittene», sagt sie. Will man beispielsweise die Schriftart ändern, reicht es, die entsprechende Formatvorlage anzupassen. Der formatierte Text ändert sich dann automatisch. Formatierte Texte sind auch die Voraussetzung für Inhaltsverzeichnisse. «Das Prinzip ist ganz einfach: Das Programm weiß ja nicht aus sich heraus, was eine Überschrift ist. Das muss ich ihm über eine Formatvorlage sagen.» Weiß das Programm einmal, wo die Überschriften sind, lässt sich mit wenigen Klicks ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen.

Teamfunktion: Mit Word können Dokumente auch für andere freigegeben und gemeinsam bearbeitet werden, sagt Autor Klaßen. Das geht beispielsweise per E-Mail, vorausgesetzt das Dokument liegt in einem Onlinespeicher. Bearbeiten mehrere Personen ein Dokument, empfiehlt Britta Gockel die Funktion «Änderungen nachverfolgen» im Bereich «Überprüfen». In diesem Modus werden Änderungen angezeigt und auch Kommentare können am Seitenrand hinzugefügt werden. Durch Anklicken lassen sich die Änderungen dann einfach annehmen oder ablehnen.

Wer viel von unterwegs auf Handys oder Tablets arbeitet, dem rät Robert Klaßen im Touch- oder Fingereingabemodus zu arbeiten. «Hier wird die Oberfläche für die Fingereingabe optimiert, indem die Buttons vergrößert und auseinandergezogen werden.»

Tabellen: «Tabellen sind flexibel, stabil, einfach zu handhaben und zu verändern. Damit kann man unheimlich viel machen», sagt Gockel. Besonders nützlich: transparente Tabellen ohne sichtbare Rahmenlinien. Sie empfehlen sich für eine Vielzahl von komplexen Dokumenten wie Lebensläufe oder Rechnungen. In den Tabellen kann man sogar mit Formeln arbeiten – auch das perfekt für Rechnungen.

Fotocredits: Andrea Warnecke,Andrea Warnecke,Andrea Warnecke,Andrea Warnecke
(dpa/tmn)