Die technische Umsetzung einer Telefonkonferenz

Eine Telefonkonferenz durchzuführen, ist manchmal notwendig. Gerade dann, wenn wichtige berufliche und private Dinge nicht nur zu zweit besprochen werden sollen, wird mit einer Konferenz der richtige Gesprächsrahmen fernmündlich eingerichtet. Wichtig zu beachten ist, dass minimale Anforderungen, insbesondere hinsichtlich der Technik, eingehalten werden. Wenn Sie diese Anforderungen einhalten, dann ist das Gespräch mit mehreren Teilnehmern schnell eingerichtet.

Telefonkonferenz: Besonderheiten und Anforderungen

Ein Meeting per Telefon lässt sich bezüglich der Technik komfortabel und zügig auch vom eigenen Arbeitsplatz oder von Zuhause aus durchführen. Der grundlegende Vorteil ist, dass sowohl Sie sich selbst als auch Ihre Gesprächspartner nicht von ihrem Schreibtisch, ihrer Wohnung etc. fortbewegen müssen. Gleich, ob Sie bundesweit oder international agieren oder auch mit anderen sprechen müssen, sparen Sie mit einer Telefonkonferenz entsprechend viel Zeit und auch Geld.
Die technischen Anforderungen an die Teilnehmer-Apparate sind nicht sonderlich groß, denn diese sind in der Regel, auch international, mittlerweile als Standards anzusehen. Abhängig vom Telefonanbieter, und dies kann auch ein Internetanbieter sein, können Sie mit bis zu 100 Teilnehmern gleichzeitig telefonieren. Wichtig: Um teilzunehmen, werden zwingend eine Telefonanlage mit Mehrfrequenzwahlverfahren oder ein Mobiltelefon benötigt.

Einrichtung der Telefonkonferenz

Essentiell ist, dass alle Teilnehmer ein Mehrfrequenzwahlverfahren besitzen. Dann gilt es, einen entsprechenden Anbieter auszuwählen, welcher Telefonleitungen und einen adäquaten Service für Konferenzen offeriert. Für die Generierung einer Konferenz brauchen Sie eine Einwahlnummer und eine PIN, wobei Sie letztere selbst wählen können. Aufgrund der vielfältigen Optionen für eine PIN ist es schwer vorstellbar, dass eine andere Telefongruppe gerade die gleiche Zahlenkombination verwenden möchte.
Um diesen nicht wahrscheinlichen Fall jedoch zu vermeiden, können Sie beim Anbieter in der Regel auch eine gesonderte PIN erhalten. Sodann können Sie den anderen Teilnehmern die PIN, Einwahlnummer und den gewünschten Telefontermin mitteilen, so dass diese sich einwählen können. Gleich, ob per Mobilfunk oder mit Festnetznummer: Dieses Verfahren ist die allgemein als Standard gängige Art und Weise, eine Konferenz einzurichten.

Schnell und einfach gemacht: die professionelle Konferenz

Oft ist natürlich ratsam und auch gewünscht, dass Meetings mit einer persönlichen Begegnung verknüpft werden. Ebenso häufig macht es aus verschiedenen Gründen Sinn, sich nicht vom eigenen Telefon fortbewegen zu müssen. Und dies geht einfach: Die Konferenz beginnt, sobald sich alle Teilnehmer mit ihrer Einwahlnummer und PIN angemeldet haben. Wenn Sie mit einer Festnetznummer starten wollen, dann ist eine Telefonanlage notwendig.